Lactex
Zapytanie ofertowe nr 1/2017
01.06.2017

ZAPYTANIE OFERTOWE NR  1/2017

I. Opis przedmiotu zapytania ofertowego:
W związku z realizacją projektu pn: „Promocja produktów firmy Lactex Sp. z o.o. na wybranych rynkach zagranicznych” Spółka LACTEX z siedzibą w Lublinie, zwraca się z zapytaniem o przedstawienie oferty na organizację i przeprowadzenie działań zgodnie ze specyfikacją zamieszczoną w zapytaniu:

A. Przedmiot zamówienia
Wynajem powierzchni wystawienniczej wraz z jej standardową zabudową, na targach:
1. FOOD AND HOTEL ASIA 2018 –Singapur w terminie 24-27.04.2018
2. VIETFOOD AND BEVERAGE- Ho Chi Minh w terminie 08-11.08.2018
3. SIAL PARYŻ w terminie 21-25.10.2018
4. ANUGA /KOLONIA 2017
5. GULFOOD MANUFACTURING Dubaj październik/listopad 2019
6. SIAL CHINA 2019
7. GUANGZHOU INTERNATIONAL FOOD &INGREDIENT FAIR, KANTON, Chiny CZERWIEC 2019
8. Saudi AGRICULTURE & SAUDI AGROFOOD RIJAD PAŹDZIERNIK 2019
9. FOOD AND HOTEL VIETNAM 2017

B. Przedmiot zamówienia
Zabudowa stoiska wystawienniczego wraz z wykonaniem niezbędnych elementów stoiska na targach wyszczególnionych w punkcie A

Oferta powinna obejmować:
w szczególności zabudowę stoiska narożnego o powierzchni min 14m² składającego się z:
- podłoga pokryta wykładziną dywanową;
- oświetlenie stoiska białe ledowe;
- ścianki białe
- minimum 3 szklane (szkło transparentne ) stoliki na jednej nodze i 9 krzeseł białych ;
- podświetlana lada informacyjna + logo firmy;
- hoker;
- witryna przeszklona, podświetlana - min 3 półki - oświetlenie białe ledowe;
- umieszczenie logotypów oraz oznaczeń związanych z dofinansowaniem, w widocznych miejscach;
- zaplecze gospodarcze wyposażone w drzwi, szafkę na kluczyk, 2 półki, wieszak na ubrania, gniazdo elektryczne;

Dodatkowe warunki:
- kompletne stoisko zostanie przekazane Zamawiającemu w dniu poprzedzającym targi do godz.15;
- na okoliczność przekazania stoiska zostanie podpisany protokół zdawczo-odbiorczy;
- po zakończeniu targów Wykonawca zdemontuje stoisko wystawowe;
- elementy zabudowy stoiska i jego wyposażenia stanowić będą własność Wykonawcy.


C. Przedmiot zamówienia
Podróże służbowe pracowników: noclegi podczas targów wyszczególnionych w punkcie A

Oferta powinna obejmować:
1. nocleg dla 3 osób w hotelach minimum 4 ****, pokoje indywidualne, kwota za osobę do limitu delegacji zagranicznych za nocleg dla danego kraju,
2. hotel oddalony od imprezy targowej nie więcej niż 5km,
3. hotel przy węźle komunikacyjnym zapewniającym łatwy dostęp do hali targowej metro/ autobus /szybka kolej,
4. każdorazowo przed podróżą służbową i wyborem hotelu, wybrany Wykonawca przedstawi trzy oferty spełniające powyższe kryteria, do wyboru przez Zamawiającego.

D. Przedmiot zamówienia
Transport i ubezpieczenia osób i eksponatów: transport eksponatów, bilety lotnicze dla 3 osób, ubezpieczenie, wizy na targi wyszczególnione w punkcie A

Oferta powinna obejmować:
PRZELOT
1. przelot dla 3 osób, dwa dni przed imprezą targową, powrót dzień po;
2. bilet w obie strony (konkretne terminy zostaną podane na co najmniej 4 miesiące przed imprezą) wylot z Warszawy;
3. samolot maksymalnie z jedną przesiadką w przypadku targów innych niż europejskie, europejskie bez przesiadek, klasa ekonomiczna;
4. każdorazowo przed podróżą służbową i wyborem lotu, wybrany Wykonawca przedstawi trzy oferty spełniające powyższe kryteria na daną podróż, do wyboru przez Zamawiającego.

UBEZPIECZENIE i WIZA
1. ubezpieczenie premium 3 osób na czas trwania każdej podróży służbowej
2. wypełnienie dokumentacji wizowej dla 3 osób i jej organizacja zgodnie z obowiązującymi procedurami

TRANSPORT EKSPONATÓW:
1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług transportu , odprawy(jeśli dotyczy) oraz ubezpieczenia eksponatów na imprezy targowe
2. Rodzaj transportu: lotniczy
3. Transport w jedną stronę obejmuje: materiały wystawiennicze, takie jak eksponaty, katalogi, broszury, banery, próbki towaru,
4. Przed każdą imprezą targową zostanie podany ostateczny termin dostarczenia materiałów targowych oraz gabaryty i waga przesyłki.

E. Przedmiot zamówienia
Działania informacyjno-promocyjne projektu: zakup materiałów reklamowych.

Oferta powinna obejmować:
1. Katalogi – 500 szt.Format ( 210 mm x 210 mm ) Okładka gramatura 170 g kreda matowa Kartki w środku gramatura 130g kreda matowa Liczba stron 8 z okładką Kolorystyka 4/4 cmyk + lakier offsetowy Oprawa szyta zeszytowo
2. Ulotki – 300 szt.format A4/ gramatura 150g/Kolorystyka: Cmyk 4/4
3. Torby papierowe – 200 szt. toreb reklamowych z folią błysk
druk CMYK + folia:
format 240 x 340 x 90
papier kreda biały 250g
uchwyt sznurkowy w kolorze białym

Dodatkowe warunki:
Wszystkie materiały reklamowe powinny posiadać:
Oznakowanie Unijne: od lewej znak Fundusze Europejskie Inteligentny Rozwój, po prawej znak Unii Europejskiej Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, pomiędzy, znak Marki Polskiej Gospodarki.

F. Przedmiot zamówienia
Usługa doradcza dotycząca umiędzynarodowienia przedsiębiorcy
Oferta powinna obejmować:
Usługa doradcza obejmuje swym zakresem wsparcie dla Lactex , niezbędne do poznania ww. rynku i efektywnego działania w jego ramach prawnych i kulturowych.
Usługa powinna objąć przygotowanie charakterystyki wskazanego wyżej rynku jak również przygotowanie dla ww. rynku:
A. Badania prawodawstwa obejmującego:
- Analizę prawa celnego na ww. rynku perspektywicznym
- Analizę prawnych aspektów handlu zagranicznego z partnerami na ww. rynku perspektywicznym
- Analizę prawnych możliwości podejmowania współpracy z partnerami na ww. rynku perspektywicznym z branży, w której działa Lactex
- Stworzenie wzoru umowy obowiązującego na ww. rynku perspektywicznym
B. Wyszukanie partnerów handlowych potencjalnych odbiorców produktów oferowanych przez Lactex
C. Doradztwo marketingowe, polegające na określeniu najkorzystniejszej formy działań marketingowych, które Lactex może wykorzystać w celu wejścia na rynek Wietnamu
D. Doradztwo w zakresie projektowania materiałów reklamowych i promocyjnych, wzornictwa opakowań, projektowania katalogów i opisów technicznych produktów, projektowania logotypów i marek produktowych, a także stron internetowych (w tym aplikacji mobilnych) przeznaczonych do promocji i sprzedaży na rynku Wietnamu)


Dodatkowe warunki:
Lactex zakupi usługę doradczą od firmy, która posiada potencjał do jej świadczenia, dzięki posiadanym na terenie Wietnamu oddziałom i tym samym posiada znajomość lokalnego rynku.

II. Warunki wyboru oferty:
1. Termin składania ofert: do 08.06.2017r.
2. Termin ważności oferty: nie krócej niż 30 dni
3. Oferty należy składać drogą mailową na adres: info@lactex.pl lub w siedzibie Spółki, wypełniając załączony formularz ofertowy wraz z oświadczeniem o braku powiązań osobowych i kapitałowych.
4. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o przesłane informacje o potencjał osobowy i techniczny oferenta przy realizacji podobnych projektów z zakresu tematycznego opisanego w zapytaniu ofertowym oraz ceny ofertowej.
Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji:
Cena – 70% (70 pkt.)
Kompleksowość obsługi w tym potencjał osobowy oferenta – 30% (30 pkt.)

5. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmiany zakresu umowy zawartej
z podmiotem wybranym w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego
z następujących powodów:
a. uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia,
b. obiektywnych przyczyn niezależnych od zamawiającego lub oferenta
c. okoliczności siły wyższej,
d. zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy,
e. otrzymania decyzji jednostki finansującej projekt zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia,
do których zamawiający zostanie zobowiązany
6. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo ze Zleceniodawcą.
7. Zleceniodawca dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
8. Osoby do udzielania informacji:
Bożena Twardowska
9. Szczegółowe wymagania dostępne są w siedzibie Lactex Sp. z o.o.

Pliki do pobrania: